Cómo gestionar adecuadamente las reservas de mesa en un restaurante

Reserva de mesas

Tener la necesidad de hacer un control de las reservas de mesa es sinónimo de éxito en un restaurante. Un gran volumen de clientes conlleva tener que organizar el aforo y establecer turnos de comidas y cenas. Pero tras el Covid, esto se ha extendido a restaurantes de todo tipo que han tratado de sacar el máximo al espacio de sus locales. Las restricciones parecen haber terminado pero las reservas han venido para quedarse.

Gestionar reservas supone mucho más que tener una libreta para apuntar al lado de un teléfono. Hoy vamos a hablar sobre algunos aspectos que tienes que tener en cuenta para hacerlo de forma adecuada:

Elige un sistema de reservas de mesa adecuado:

Parece obvio pero no siempre hacemos buenas elecciones a la hora de elegir cómo registraremos las reservas. Existen diferentes sistemas pero en general se apuesta por la digitalización; conócelos y valora cuál será mejor para tu negocio a largo plazo:

  • Apuntar las reservas de mesa de forma manual, simplemente un clásico. ¿Quién no ha visto una libreta llena de nombres y teléfonos, tachones y notas al lado de un teléfono? Existen versiones más sofisticadas de este sistema llamados “libros de reservas” pero unas pocas casillas y columnas no van a evitar lo inevitable, los errores. Además, atender al teléfono supone una pérdida de tiempo para el personal y necesitas tener a una persona dedicada o recibir llamadas a cualquier hora del día en tu propio teléfono. Esto debe parar. 
  • El Excel de reservas. Entendemos que hay una evolución del sistema pero seguimos en las cavernas en cuanto a reservas de mesas se refiere. Este sistema supone contar con una persona que conozca el uso de este tipo de software, que no resulta intuitivo. Por otro lado, sigues sin librarte de atender al teléfono.
  • Sistema de reserva de mesas digital. Es la opción más avanzada y la que están adoptando gran cantidad de restaurantes hoy en día. Las reservas se producen de manera automática y la posibilidad de errores humanos es cero. En Umappi, hemos integrado un sistema de reservas en nuestra plataforma cuyo uso es intuitivo y no necesita experiencia previa. 

Esto es lo que necesitas antes de empezar a reservar mesas

Si ya estás decidido a comenzar a reservar mesas asegúrate de que tienes todo lo que necesitas para que todo salga bien. 

Conoce tu sistema de reservas y comprende a la perfección cómo funciona. Estos sistemas suelen ser muy intuitivos pero no está de más hacer unas pruebas antes de comenzar a recibir reservas.

Estudia a tu clientela y sus comportamientos en tu local. ¿Cuánto tiempo pasan en tu restaurante? ¿Cuántas veces puedes rotar las mesas en un mismo turno? Esto te permitirá repartir las mesas adecuadamente y maximizar cada turno.

Invierte tiempo en formar a tu personal para que sepan utilizar el sistema de reservas y para que ellos conozcan igual que tu a tus clientes. Así mismo, haz una buena planificación de los turnos. El servicio debe ser excelente una vez lleguen los clientes. 

Organiza tu sala correctamente. Numera las mesas y ten un plano físico si es necesario. Todo el personal debe entender el orden establecido y debe poder consultar las reservas previstas.

 

Prepárate para las cancelaciones y el no-show

Y una vez que tengas todo controlado respecto a las reservas… ¿qué ocurre con las cancelaciones? Es necesario que cuentes con un plan de contingencia en caso de que se anulen las reservas o, lo que es peor, que una mesa no se presente. 

El envío de notificaciones, algo que puedes hacer con el sistema de reservas de Umappi, puede evitar la mayor parte de cancelaciones sin preaviso. Envía un mensaje a tus clientes recordándoles su cita y pidiéndoles que contacten en caso que no les sea posible asistir. Hazlo unas horas antes de la hora de la reserva para que tengas margen suficiente para recolocar esa mesa. 

Establece unas condiciones en caso de cancelación. Esto es algo muy personal, cada negocio conoce a sus clientes y sus posibilidades. Existen restaurantes que optan por cobrar una “fianza” a grupos grandes o en determinadas fechas como la Navidad. Otros prefieren arriesgarse. Hagas lo que hagas comunica tus condiciones con toda claridad a tus clientes. Incluye esta información en tu página web y en tu app de pedidos. Es importante que el cliente conozca el compromiso que está adquiriendo al reservar. 

A partir de aquí se tratará de dar el mejor servicio a tus clientes y hacer que se enamoren de tu negocio a través de la comida. Si te gustaría conocer formas en las que puedes fidelizarlos puedes acceder a este contenido en nuestro blog.

Y si estás interesado en nuestros sistema de reserva de mesas y quieres ampliar información puedes contactar con nuestros asesores a través de Whatsapp.

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